Upravljanje promjenama: Kada je vrijeme za promjene?
Najbolji način za podizanje razine spremnosti na promjene je stalno podizanje svijesti ljudi da zapravo nema izbora, a bez obzira koja razina promjene bila faze su uvijek iste.
Ne možemo opstati sa starim načinima funkcioniranja u svijetu koji se promijenio, niti će netko napraviti promjene umjesto nas. Štoviše, možda će i napraviti promjene, ali u pravcu ostvarenja svojih želja i interesa, koji se ne moraju nužno poklapati s našima. To znači da je naše sudjelovanje u promjenama nužno, ukoliko želimo doći do svojih ciljeva. Nitko to ne može napraviti bolje od nas, ma koliko se sami sebi možda činili nedovoljno kompetentnima. Usto sve promjene ne traže radikalne poteze. To su one situacije u kojima se razmišlja kako postojeće načine rada učiniti efikasnijima. Tek kada se svladaju prepreke u tim srednje zahtjevnim razinama promjene, može se pristupiti i najzahtjevnijim promjenama, koje se odnose na transformaciju cjelokupnog poslovanja. Međutim, bez obzira koja razina promjene bila, faze su uvijek iste: detektiranje potrebe za promjenom, definiranje cilja ili željenog stanja, izrada plana akcije i sustava za praćenje napretka te osmišljavanje strategija za rješavanje neizbježnih prepreka. Pritom je najvažnije što prije aktivno uključiti sve zainteresirane strane na jasan, iskren i motivirajući način.
Većina tvrtki se, nažalost, mijenja tek kada je to potpuno neizbježno. Tada uvođenje promjena više liči na rješavanje krizne situacije nego na sustavno osmišljenu aktivnost, koja bi trebala rezultirati pozitivnim ishodom za sve. Ovakav pristup je vrlo loš, jer zaposlenici, bez obzira na to kakve poruke eksplicitno slali, implicitno uvijek očekuju od menadžmenta da aktivo vodi tvrtku. To znači da očekuju i da razmišlja o tome kada je vrijeme za promjene te kako ih provesti na najučinkovitiji način. Također, očekuju redovito i iskreno iznošenje činjeničnog stanja o poslovanju te njihovo aktivno uključivanje u rješavanje problema. Najveći otpor pokazuju ukoliko ih se iznenada suoči s gotovim nacrtom neke promjene, bez da su imali prilike dobiti sve potrebne informacije o situaciji na vrijeme, razmisliti o njima, pomiriti se s time da je promjena nužna te dati svoje prijedloge za poboljšanje.
U uvođenju promjena izuzetno je važno i mjerenje rezultata u procesu provedbe promjena koje i predstavljaju ključ njihovog uspjeha. Ukoliko želimo znati do kuda smo stigli, važno je unaprijed odrediti očekivane rezultate na svakoj etapi puta i onda sustavno uspoređivati trenutačni učinak s njima. Pritom je važno neuspjehe ne tretirati kao znakove da treba odustati, već kao povratnu informaciju o tome što treba mijenjati kako bi se postigao uspjeh. Također, jako je važno detektirati sve uspjehe i motivirajuće ih komunicirati zaposlenicima, jer su oni neprocjenjiv izvor energije na dugom putu do cilja.
